シングルタスク化のススメ
ビジネスの世界で複数の作業を同時並行に進めていくマルチタスクが持て囃されて久しいですが、
能率の低下やストレスの増大など、問題点も見受けられるようになってきました
近年は、逆に一つの作業を集中して行っていく「シングルタスク」に注目が集まっています
今回は、意識してシングルタスクすること＝「シングルタスク化」の
メリットと具体的な方法について解説したいと思います
こんな人におすすめ！ シングルタスク化の３つのメリット
この記事は、
・仕事中、様々な作業で忙しくて困っている
・一つのことに集中したいができない
という方におすすめです
仕事をシングルタスク化できれば
１．作業の能率を上げられる
２．一つのことに集中できるようになる
３．ストレスを軽減できる
ようになるでしょう
では、作業をシングルタスク化するとは、具体的にどういうことなのか？
それを説明するには、まず「マルチタスクとは何か？」を説明していきたいと思います
マルチタスクとはそもそも何か？
そもそも、マルチタスクとは何でしょう？
ビジネス上では、複数の作業を同時並行で行う方法またはスキルのことを指すようです
しかし一説では、人間の脳は複数の作業を同時に処理することはできないと言われています
例えて言えば、国語の問題を考えながら、同時に算数の問題を考えるようなものです
こんなことができるでしょうか？
まず、できないというしかありません
人間は、元々シングルタスクしかできないようになっているのです
それを無理やりマルチタスクでやろうとすると、
国語の問題を考えながら時々、算数の問題に取り掛かるようなやり方になってしまいます
ここでは、これをマルチタスクのようでそうでない、マルチタスク的な行動と呼ばせていただきます
このやり方が合っている人・慣れている人にはその限りではありませんが
通常、それでは物事に集中できるわけもなく、能率も上がりません
また、心に無理な作業を強制すれば、ストレスも増大するというわけです
そう言われても、実生活で私たちは結構自然な形でマルチタスク的な行動をとっています
覚えのある方も多いでしょう
納得できないと思われる方も多いかもしれません
そこで、具体的な状況を例にして「マルチタスク的な行動にどんな問題があるのか？」を見ていきたいと思います
マルチタスク的な行動の例
例えば、貴方がデスクで書類仕事をしている時、突然電話がかかってきたとします
貴方は片手で鉛筆を握り、デスク上の書類を見たまま、もう片方の手で受話器を取って応対します
電話しながら、貴方はデスクの上の書類に必要な語句を頭の中から探しながら書き留めます
しばらく話をしていると、
ふと、貴方は電話の話を聞き取れなかったことに気づくでしょう
「すみません、もう一度お願いします」と先方に聞き直します
先方の話を、はいはいと頷いて聞きながら、書類の上を鉛筆が何かを書こうとして彷徨います
電話が終わり、さて書類仕事をしようとデスクを見ると、書類の上で鉛筆が彷徨ったあとがラクガキのように残っていました
貴方はイライラしながら、消しゴムでそのあとを消し始めます
書類は書き直しになりました
貴方はその日、時間通りに仕事を終えることができず超過勤務をすることになりました
マルチタスク的行動の問題点
散々でしたね
さすがに、上の例はコメディっぽい上に極端ですが、要点は明確になっていると思います
マルチタスク的な行動の問題点は
１．一つ一つの行動が中途半端で、能率が上がらない
２．一つ一つの行動に集中できないので、２度手間３度手間が発生する可能性がある
３．結果的に、行動が上手くいかないことが増えるので、ストレスが増大する
となります
では、これをシングルタスク化するとしたら、どうなるでしょうか？
シングルタスク化した行動の例
同じ例えで言えば、貴方がデスクで書類仕事をしている時、突然電話が鳴ります
貴方は鉛筆をデスクに置き、一度書類仕事の考えを頭から締め出して受話器を取って応対を始めます
貴方は先方の話に集中します
よく聞いて、必要であればメモを取るでしょう
が、基本的に頭の大部分は電話の話に集中しているので、内容は頭によく入っています
電話はつつがなく終わり、受話器を置いて、頭に入っている内容をおもむろにメモします
その電話の内容はすぐに処理するべき内容でしょうか？
そうでないなら、メモは一旦、目につくところにおいておき、中断した書類仕事を再開します
書類を見るとき、その内容に集中して、適切な語句を選んで、過不足なく書くことができました
仕事はとんとん拍子に終わり、退勤時間を迎えます
貴方は何の憂いもなく、職場をあとにしました
シングルタスク化した行動のメリット
これも極端な描写でしたが、要点を明確にするためとご容赦ください
シングルタスク化した場合のメリットは
１．一つ一つの行動を完遂できるので、能率が上がる
２．一つ一つの行動に集中できるので、やり直しが発生しずらい
３．結果的に、失敗を減らすことができるのでストレスを軽減できる
となります
シングルタスク化するために必要な３つのルール
とはいえ、具体的にどうすればいいのか？
忙しい仕事中に、都合よくシングルタスク化なんてできるだろうか？
と、思われるでしょう
勿論、自然にそうなるわけではありません
自分でルールを定めて、それに沿って行動する必要があります
そこで、上の例え話からシングルタスク化に必要なルールを３つ挙げていきます
ご自身の行動をシングルタスク化する際の参考にして頂ければ幸いです
ルール１ 一度に一つずつの原則
行動は一度に一つずつ
そう心に決めて行動しましょう
上の例え話なら、書類仕事と電話を一緒に処理しようとしないと決めてしまいます
電話を取ると決めたら、書類は一度完全に手を止めてしまい、電話に集中しようと自分に言い聞かせてください
トートロジーのようですが、集中しようとすることが集中力を高める源泉です
一度に一つずつの原則は、はじめは難しく感じるかもしれませんが、
続けていくうちに段々と慣れていきます
ルール２ 優先順位を決める
仕事の場合、まず予想もしないことはほとんど起こらないものです
一日の仕事の種類、数はある程度決まっています
なので、あらかじめ自分の仕事に優先順位を決めておきましょう
例えば、私事ですが、介護士のお仕事を例に取ることにします
介護士のお仕事で最も大事なのは、ご利用者（高齢者）の安全です（少なくとも、私はそう思っています）
なので、最も優先度が高いのはリスクマネジメントで、
その次は生活に必要な食事や排泄、入浴、健康などの身の回りのこと
次が利用者・家族の希望にできるだけ対応することと、同じぐらいの優先度に会社の理念や方針、利益も考える必要があります
優先度が低くなるほど優先順位が煩雑になって分かりにくくなる傾向にあるようですが
できるだけ心の中で先に判断を下しておくと、戸惑うことも少なくなります
一応、参考までに
ルール３ メモ（ＴＯＤＯリスト）を見えるところに置く
それでも、そういうことを頭に入れておくのが難しいという方もいるはずです（はい、私もそうです）
そういう方は、大雑把に自分が一日にやるべきことをメモしておくと良いでしょう
おすすめは、箇条書きです
少し、行間を開けて書いておけば、追加したい項目が増えたときに間に滑り込ませるように書き加えらえるので便利です
そして、そのメモも優先順位をつけて並べてしまいます
もし、優先順位に迷ったら、時間をキーに考えてみると判断がしやすくなります
どちらの仕事を、早く片付けるべきかを考えれば、
早く片付ける必要のある仕事が優先順位が高くなるはずです
時間がかかっても良いものは、重要度は高くても一日の仕事の中では優先度は低くなるはずです
シングルタスクの練習には呼吸瞑想がおすすめ
シングルタスクは、慣れるまではなかなか馴染まない考え方でしょう
今までマルチタスク的行動に慣れた私たちの習慣からしたら、難しい方法かもしれません
（ひとつずつやればいいのに、難しいとは面白いことです）
いきなり、日々の仕事から使い始めるのに抵抗があるという方におすすめの練習方法があります
それは瞑想です
ご存じの方もいるとは思いますが、瞑想とは一つのことに集中する作業のことをいいます
一点を凝視したり、一つの対象を思い描き続けたり
やり方は様々あります
私は、いつも慈悲の瞑想を習慣にしていますが、
実はもっと簡単な方法が存在します
一点集中型の瞑想で最も簡単なのは、呼吸に集中する瞑想です
やり方は簡単で、自分の呼吸に意識を集中する、これだけです
座ってやってもいいし、立ったままやってもいいです
（横になってやってもいいとは思いますが、すぐ眠くなると思うのでお勧めしません）
息を吸うときは、息を吸っていると意識します
息を吐くときは、息を吐いていると意識するのです
これをゆっくり時間をかけて行います
５～１０分程度で良いと思います
すると、徐々に心が落ち着いてきて、集中力が得られるはずです
別に、神様や仏様を拝む必要はないので、取り組みやすいと思います
もし、座禅などに興味がある方には、数息観という方法もおすすめです
座った状態でまずしっかり深呼吸をして、心身を落ち着かせます
呼吸を意識して、
息を吸ったり、吐いたりする度に、ひとつ、ふたつ、みっつ……と数えていく方法です
これも５分程度で十分シングルタスクの練習になるのではないかと思います
続けられる方は、長く続けても良いでしょう
おしまいに
ここまでお疲れさまでした
シングルタスクは、仕事量も情報量も膨大で複雑になっている現代だからこそ、必要な考え、方法であると思います
どこかで聞いた話ですが、江戸時代の１年分の情報量を、現代人は１日で浴びているそうです
マスメディアの発展が情報化社会をもたらし、私たちの生活を豊かにしてくれたのですが、
同時に私たちは一日中情報の海を漂い、行き先も決められずに遭難しているのではないでしょうか？
ＳＮＳ断ちや、スマホ断ちが流行っている背景には、そんな状況をどうにかしたいという足掻きがあるのではないかと思えてなりません
せめて、自分たちの周りの世界・環境だけでも単純化・能率化して、少しでも心が軽くなるようにできればいいと願っております
